Cara Menjaga Arsip Agar Tidak Rusak

 

Kearsipan memegang peranan penting sebagai sumber informasi, pengingat, serta alat pengawasan dalam perusahaan. Tidak heran jika arsip juga memiliki peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

Untuk itu sudah seharusnya perusahaan untuk bertanggung jawab dalam menjaga arsip agar tidak cepat rusak, salah satu contohnya ialah dengan memilih penyimpanan box arsip yang baik. Bukan hanya itu saja simak cara di bawah ini agar arsip tidak cepat rusak dan awet terjaga.

1. Perhatikan Ruangan Penyimpanan

Sebagaimana yang kita ketahui bahwa arsip biasanya terbuat dari kertas. Bahan kertas biasanya terdiri dari berbagai macam, ada yang tipis dan juga ada yang tebal. Ada yang mudah rapuh, namun juga ada varian ketahan kertas yang tidak gampang rusak, sehingga keawetan tinta daapt terjaga dengan baik.

Cara yang paling ideal dalam menjaga arsip ialah dengan memperhatikan ruangan penyimpanannya. Ruang penyimpanan yang baik dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60°-75° F, dengan kelembaban antara 50-60%). Selain itu harus terang, namun tidak terkena sinar matahari secara langsung, serta memiliki ventilasi yang baik. Ruang penyimpanan juga harus terhindar dari bahaya api, air, serta serangan serangga. 

2. Menyimpan Arsip

Beberapa cara dalam menyimpan arsip selain diletakan di dalam box ialah dengan disusun secara vertikal maupun horizontal. Tujuannya ialah agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Disusun semedekian rupa dibuat agar renggang supaya kelembapan udaranya tetap terjaga. 

Menyusun secara horizontal maupun vertikal juga sangat membantu dalam memudahkan pencarian arsip kedepannya, sebab dengan mudah kita melihat label atau judul yang terpampang pada sisi arsip. 

3. Menggunakan Bahan Tambahan

Menggunakan bahan tambahan berikut dapat membuat arsip menjadi awet. Bahan tersebut berupa kapur barus, kamper, atau penyemprotan kimia secara berkala. Sebab zat kimia yang ada didalam ruang penyimpanan arsip dan arsip itu sendiri juga dapat menyebabkan rusaknya arsip.

Contohnya CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon monoksida). Maka dari itu melakukan peyemprotan kimia secara berkala tentunya dapat menjaga arsip dari serangan serangga yang dapat menghancurkan kertas, maupun menjaga kertas agar tetap awet seperti semula. Kertas yang baik adalah kertas yang memiliki keasaman (ph) 7, semakin rendah ph semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat rusak. 

4. Menjaga Kebersihkan

Cara menjaga arsip yang baik dan agar tetap awet selain harus disimpan dalam tempat yang aman, juga harus memperhatikan kebsrsihan sekitarnya. Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Sebab salah satu tujuan pemeliharaan arsip adalah untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. 

Perlu dibuatnya peraturan misalnya seperti dilarang membawa atau makan di ruangan tempat penyimpanan arsip, dan di dalam ruang penyimpanan arsip dilarang merokok. Merokok akan menyebabkan percikan api, sehingga dapat berpotensi terjadinya kebakaran. 

Itu dia 4 cara untuk menjaga arsip agar tidak cepat rusak. Tempat penyimpanan box arsip yang baik, Anda bisa percayakan saja pada Crow Record Manajemen

https://www.crownrms.com/id/services/document-management-and-storage/carton-management/. Crown menyediakan layanan professional, dimana arsip Anda akan disimpan di fasilitas dengan standar keamanan terbaik yang dikelola oleh para spesialis terlatih, jadi penyimpanan arsip Anda akan terjamin keamanannya.